¿Qué es Google Suite?

Sabemos que inviertes tiempo, dinero y energía en tu negocio con el objetivo de sea exitoso. Si todo este proceso es difícil, ¿por qué no hacer uso de herramientas que te faciliten el camino?

La plataforma de Google Suite te ofrece aplicaciones de productividad que harán más fácil tu camino en el competitivo mundo de los negocios. En esta publicación te comparto como usamos estas herramientas en Boundify para ayudarnos a mejorar el desempeño y comunicación de nuestra agencia.

Estoy seguro que algunos de nuestros casos de uso, serán de utilidad para tu empresa.

Google Suite es un conjunto de herramientas de productividad diseñadas para simplificar procesos típicos en tu organización, desde el envío de correos electrónicos hasta el compartir archivos con tus clientes y/o colaboradores.

Puedes vivir la experiencia de usarlas tanto tanto en tu tableta, dispositivo móvil o computadora de escritorio. Su principal atractivo es el correo electrónico; sin embargo, también ofrece aplicaciones adicionales para aumentar la productividad y colaboración de tu organización.

¿Cómo Usamos Google Suite en Boundify?

Aunque Google Suite está compuesta de decenas de útiles aplicaciones, en Boundify hemos obtenido mayor provecho de aquellas que por nuestro rol como agencia de marketing digital, nos han ayudado a automatizar o simplificar nuestros procesos.

Gmail para Empresas

La principal ventaja de Gmail es su portabilidad y capacidad de almacenamiento. Cuenta con 30GB de almacenamiento por usuario y desde luego el servicio vive en la nube de Google, por lo que no es necesario mantener versiones locales en servidores.

Es posible usar el servicio con clientes populares de correo como Outlook o Correo de iOS, pero siempre está disponible la opción de usar el cliente web directamente desde www.gmail.com.

Otra de las grandes ventajas de la aplicación, es que a diferencia de ofertas similares como Office 365, cuenta con una mayor cantidad de integraciones y extensiones con otras herramientas y aplicaciones en la nube.

Muchas de estas integraciones permiten incluso simplificar el proceso de creación de nuevas cuentas y control de usuarios gracias al mecanismo single sign-on. Esta característica te permite usar tu usuario de Google como llave común para múltiples herramientas SaaS. Te compartimos solo algunas de las extensiones y herramientas que nosotros usamos en conjunto con Google Suite.

Rapportive:  Esta útil extensión nos permite conocer un poco más acerca de nuestros prospectos y clientes, ya que te muestra el perfil de LinkedIn utilizando su correo electrónico como referencia. Incluso te permite conectar con tu prospecto sin necesidad de abandonar Gmail.

HubSpot Sales: La popular plataforma de automatización de marketing y ventas, cuenta con una útil extensión gratuita para Google Chrome que se integra con Gmail. Con ella hacemos uso de plantillas de correo electrónico de uso frecuente, damos seguimiento a prospectos y oportunidades sin tener que visitar HubSpot CRM.

Además la herramienta de seguimiento de correos nos permite recibir notificaciones cuando un usuario abre alguno de los correos que hemos enviado y marcado para seguimiento.

Streak: Esta útil herramienta la utilizábamos en el pasado como CRM antes de migrar a Husbpot. Su principal ventaja es que vive dentro de Gmail. Es en realidad una plataforma que por medio de campos personalizados permite crear flujos de trabajo para prácticamente cualquier proceso.

Algunos de los casos de uso más populares son:

• CRM
• Soporte a Cliente
• Contratación de Personal

En general cualquier proceso que requiera la administrar múltiples registros y colaboración puede ser modelado en Streak. Además cuenta con útiles herramientas para administrar tu correo como son:

• Seguimiento de correos
• Enviar después
• Posponer mensaje
• Crear plantillas de uso frecuente

Google Hangouts

Esta herramienta es útil para realizar conferencias web, video llamadas, llamadas de voz y mantener conversaciones en forma de chat. En Boundify mantenemos reuniones diarias para medir el desempeño de las campañas que administramos y ver áreas de oportunidad para mejorar el rendimiento de las mismas. Dentro de la conferencia web se pueden habilitar herramientas adicionales como compartir la pantalla con los participantes.

En algunas ocasiones creamos enlaces de la sesión y los usamos con otras herramientas, como el Calendario de Google. De esta forma, los participantes de la reunión pueden ingresar a la conferencia web desde la invitación del calendario sin necesidad de instalar aplicaciones.

También creamos grupos para organizar el trabajo de proyectos o de clientes, ya que en el chat puedes platicar con cualquier persona que tenga Gmail personal o empresarial.

Tenemos descargado Hangouts tanto en nuestros teléfonos móviles, lo que nos permite mantenernos comunicados incluso cuando no estamos frente a la PC.

Calendario de Google

La principal ventaja del calendario de Google es que nos permite compartir los espacios de nuestra agenda con el equipo y así organizamos reuniones sabiendo cuales son los horarios disponibles de cada uno. El calendario está integrado con la agenda de contactos, por lo que se vuelve sencillo agregar invitados.

Recientemente empezamos a hacer uso de una nueva herramienta que te permite compartir un enlace de tu calendario para que quien lo visite, pueda ver tus horarios disponibles y solicitar una reunión en el horario que tengan disponibles ambos. Lo cual nos ahorra varios correos tratando de ponernos de acuerdo para una tener una llamada.

Estos son los pasos para que puedas crear tu enlace de horarios disponibles:

Selecciona cualquier espacio disponible dentro de tu calendario y se desplegara una ventana para ingresar el nombre del evento. En las pestañas superiores de esa ventana, haz clic en Horarios disponibles, posteriormente haz clic en Crea tu primer horario disponible. 

Ahora solo llena la informacion con tus horarios disponibles y el rango de fechas de tu calendario para compartir. Haz clic en Guardar y ya puedes copiar el enlace que te aparece en la parte superior y compartirlo con tus contactos, por ejemplo en la firma de tu correo electrónico.

 

Google Drive

Google Drive es una robusta herramienta de almacenamiento en la nube con características similares a Dropbox. En nuestro caso obtenemos gran provecho de la misma al crear carpetas por cliente o por proyecto.

Esto nos permite organizar todo el contenido gráfico y comercial y compartir esta información con los miembros del equipo que requieran acceso o con clientes y colaboradores externos con distintos niveles de acceso.

Este esquema nos da la tranquilidad de que la información institucional vive en repositorios centralizados y no en la computadora de una persona en particular; pero también la flexibilidad de contar con un respaldo local de los archivos, para no depender de la conexión de Internet para trabajar.

Documentos de Google

Aunque la suite de productividad de Microsoft Office 365 contiene herramientas como Excel que son consideradas las mejores de la industria, hay una funcionalidad de los Documentos de Google que para Boundify es de gran utilidad: colaboración en tiempo real.

Cuando trabajamos en propuestas, documentos de procesos, presentaciones e incluso archivos tipo Excel para administrar presupuestos de campaña, los documentos de Google nos permiten colaborar en tiempo real en los mismos.

La experiencia es fantástica ya dos o más personas pueden estar trabajando en el documento al mismo tiempo en distintas secciones del mismo. En el caso de documentos que requieren de revisión, es posible documentar comentarios dirigidos a un miembro en particular del equipo y marcar los mismos como resueltos.

Además, al terminar es posible compartir el documento en formato PDF con clientes o colaboradores externos e incluso dar acceso de edición cuando se requiere. Todo esto sin tener que guardar múltiples copias del mismo archivo gracias al robusto sistema de versionamiento y ahorrando decenas de correos con el mismo archivo como documento adjunto.

¿Es Google Suite la Herramienta Indicada para tu Empresa?

En el caso de Boundify y por la naturaleza de nuestro trabajo, que requiere del uso constante de muchas de las herramientas de Google para realizar campañas de pago por clic para nuestros clientes, Google Suite es una solución ídonea. El hecho de ser un equipo de trabajo que colabora a distancia hace que muchas de las herramientas que posee nos sean de enorme utilidad para hacer mejor nuestro trabajo.

Sin embargo, existen ofertas similares como Office 365 de Microsoft que pudieran adaptarse mejor a escenarios corportativos o en donde el uso de herramientas como Excel, Outlook o incluso Skype pueden inclinar la balanza hacia el gigante de Seatle.

Al final del día, lo mejor es probar ambas herramientas y entender los casos de uso más valiosos para tu empresa y sobre ellos tomar una desición.

¡Te deseo mucho éxito!